Em escritório pequeno, computador só recebe atenção quando para. Até lá, ninguém é responsável por ele: o funcionário usa, o dono paga, e a máquina envelhece sem que ninguém olhe por dentro.
A conta que muda essa lógica é simples: meio dia de uma pessoa sem computador costuma custar mais do que a manutenção preventiva daquela máquina no ano inteiro. Preventiva não é gasto extra, é o jeito mais barato de evitar a parada.
Quanto custa um computador parado?
Faça a conta com os números da sua empresa. Pegue o custo mensal de um funcionário, divida pelas horas trabalhadas no mês e multiplique pelas horas que ele fica sem máquina. Some o que deixou de ser vendido, atendido ou faturado nesse tempo. Na maioria dos escritórios, uma única parada de meio dia já passa do valor de uma limpeza preventiva.
| O que entra na conta | Exemplo de pergunta |
|---|---|
| Hora parada da pessoa | Quanto a empresa paga por hora desse funcionário? |
| Trabalho que atrasa | Qual entrega ficou para amanhã por causa disso? |
| Cliente sem atendimento | Quantos contatos ficaram sem resposta? |
| Conserto emergencial | Quanto custou resolver às pressas, sem escolher? |
O calendário, do mensal ao anual
O calendário abaixo é para escritório de 5 a 20 máquinas, que é onde a preventiva mais compensa e onde menos se faz. A maior parte do mensal a própria equipe executa; o resto é trabalho de bancada ou de visita técnica.
| Frequência | O que fazer | Quem faz |
|---|---|---|
| Mensal | Conferir se as atualizações do Windows rodaram e se o backup da semana existe | A própria equipe |
| Mensal | Anotar máquina lenta, barulhenta ou que reiniciou sozinha | A própria equipe |
| Trimestral | Conferir espaço em disco, saúde do SSD e inicialização | Suporte técnico |
| Semestral | Limpeza interna com troca de pasta térmica nas máquinas mais usadas | Bancada ou visita |
| Anual | Revisar inventário, decidir upgrade ou troca de cada máquina | Suporte técnico com o dono |
A tarefa mensal mais importante é a mais esquecida: testar se o backup volta. Backup que nunca foi restaurado é uma promessa, não uma cópia.
O inventário mínimo que quase ninguém tem
Antes de qualquer calendário, a empresa precisa saber o que tem. Uma planilha simples resolve, e ela vira a base de toda decisão de upgrade e troca.
- Quem usa cada máquina e para quê.
- Modelo, ano de compra e se ainda tem garantia.
- Se o disco é HD ou SSD, e quanto de memória tem.
- Data da última limpeza interna.
- Onde fica o backup do que aquela pessoa produz.
Com o inventário na mão, a revisão anual deixa de ser palpite. Máquina com disco mecânico e 4 GB é candidata a upgrade de SSD e memória, que em escritório costuma custar uma fração da troca e resolver por vários anos.
Por que o escritório no Gonzaga suja diferente?
O Gonzaga é um bom exemplo de Santos. Sala comercial na Ana Costa ou perto da Praça da Independência passa o dia de janela fechada e ar-condicionado ligado, e o ar-condicionado mal limpo espalha poeira fina que se acumula no dissipador. Já o escritório nas primeiras quadras da orla recebe sal no ar e sofre com oxidação de conector.
O calendário é o mesmo, mas o intervalo muda: onde tem sal ou poeira fina, a limpeza semestral pode precisar ser trimestral nas máquinas mais expostas. Detalhes de quem atende a região estão em assistência técnica no Gonzaga.
Fazer internamente ou contratar suporte?
Com até 5 máquinas, uma pessoa organizada da equipe dá conta do mensal, e a bancada cuida do resto quando chamada. A partir de 10, alguém precisa ser responsável de verdade, e quando essa pessoa é o próprio dono, o custo escondido é o tempo dele. É nesse ponto que o suporte de TI para empresas com preventiva programada costuma sair mais barato do que parece.
